先日、韓国人のパクさんからメッセージがきました。自分が書いたメールを見てほしいというお願いでした。いつも仕事でメールを書かいていても、自信がなくなるときがあります。伝える内容が2～3つある場合、うまくまとまった文がかけないことがあります。私もメール作成が苦手です。
仕事上メールを送る場合は、ビジネスメールの基礎的なことを、知っておく必要があります。日本人の書いたメールを見様見真似で学ぶ人もいると思いますが、その方法はあまりお勧めしません。本を1冊でも読んで、基礎的な知識を身につけておくといいでしょう。
頭で理解しても実際にメールを書くと、思ったほどうまく書けません。日本人が書いたメールでも、何を伝えているのか、さっぱりわからないことが度々あります。2～3回、読み直さないとわからないメールは本当に迷惑です。誰が読んでも理解しやすく、好感のいいメールが書けるようになるためには、改善が必要です。これは、日本人も同じです。
今日はメール作成初心者向けに、メールに書く6項目の順番と簡単な内容をご紹介します。これだけ知っておくだけでも、メールらしくなりますよ。それでは、ビジネスメール作成SkillupにLet’s go～～
ある大学生の初めてのメール作成～Before and After～
この大学生は、日本の企業の求人に応募して、企業から面接の連絡をメールでもらいました。そのメールに返信をするメールの書き方がわからなくて、私に連絡をしてきました。1時間、ZOOMでメールを書く順番を説明して、彼が自分で書き上げたメールです。多少、改善しないといけない部分がありますが、形としては、ちゃんとできています。
| Before |
| 面接の希望日時について 私は貴社に志望した○○○と申します。 面接の機会をくださり、誠にありがとうございます。 このメールを通じて、面接の日時を26日にしたいです。 |
↓↓↓
| After |
| 面接時間の調整のご返事 ○○株式会社 採用担当者 ○○様 お世話になっております。 私は貴社を志望した○○○と申します。 面接の機会をくださり、誠にありがとうございます。 下記の日程であれば、可能ですので、ご検討いただけますと幸いです。 1.5月25日（木曜日）09：00～16：00 2.5月26日（金曜日）09：00～18：00 お忙しい中恐縮ですが、何卒よろしくお願いします。 ——————————- ○○大学○○学科〇年生〇〇〇 tel: mail: ——————————- |
Business mailの書く項目と順番
メールは書く項目の順番は次のとおりです。見ただけで覚えられますよね。実際に一度書けばこの順番は直ぐに身につきます。
1⃣ 件名
2⃣ 宛名
3⃣ 挨拶と自分の名前
4⃣ 本文
5⃣ 挨拶
6⃣ 署名
| after |
| 面接時間の調整のご返事 ➡ 件名 ○○株式会社 採用担当者 ○○様 ➡ 宛名 お世話になっております。 私は貴社を志望した○○○と申します。 ➡ 挨拶と自分の名前 面接の機会をくださり、誠にありがとうございます。 下記の日程であれば、可能ですので、ご検討いただけますと幸いです。 1.5月25日（木曜日）09：00～16：00 2.5月26日（金曜日）09：00～18：00 ➡本文 お忙しい中恐縮ですが、何卒よろしくお願いします。 ➡ 挨拶 ——————————- ○○大学○○学科〇年生〇〇〇 tel: mail: ——————————- ➡ 署名 |
件名
件名は、メールを受けっとった相手が、一番最初に見る部分です。件名で、「すぐ見る見ない」「後で見る」「削除する」が決まるので重要な部分です。件名で本文の内容がわかるように書く工夫が必要です。
今回の大学生の場合は、相手からメールを受け取ったので、返信する件名は「Re」で返信してかまいません。ただ、件名に（○○大学○○○）と大学名と名前を入れて返信します。
今回の面接が終わるまで、「Re」で返信します。メールの内容が変わるのであれば、件名に（ ）して、簡単に記載しましょう。例「Ｒe:——————」（名前 日程変更のお願い）
パクさんのメールの件名は、「業務開始の件」でした。よく使う形に「～の件」「～について」「～に関して」があります。ただ、「業務開始の件」だけでは、業務開始の件の「確認」なのか、「報告」なのか、「お知らせ」なのかがわかりません。毎日のことで、言わなくても通じるかもしれませんが、相手への伝達としては不十分でしょう。
Businessメールの種類には、依頼・お願い・回答・相談・案内・お詫び・確認・報告・お知らせなどがあります。
今回の場合は、「業務開始の報告」です。なので件名には、
「5月9日業務開始の報告（なまえ）」とすれば、一目でわかる件名になります。
件名の書き方で一つで、相手への伝わり方は違ってきます。件名にはメールの種類を書きましょう。具体的な数字を入れたり、必要であれば（名前）を入れたりして、件名でメールの本文が推測できるようにしましょう～。
宛名
「宛名」この漢字は、「あてな」と読みます。宛名は、送る相手の名前や住所をいいます。郵便で手紙や書類を送るときに宛名を書いて送りますが、メールにも誰に送るのかを書きます。
メールの宛名の書きの例
| 社外メール | 社外メール |
|---|---|
株式会社ABC 開発部 田中太郎様 | 営業第1部管理チーム 高橋さん |
EFG株式会社 田中様 | 商品開発部 佐藤マネージャー |
HIJ研究所 田中所長 朴研究員 | 総務部のみなさん |
有限会社KLMN 採用担当者様 | 鈴木さん |
有限会社KLMN御中 | |
田中太郎様 |
相手の部署名や名前がわからないことがあります。そのときは、社名に御中をつけたり、担当者様などの書き方をすればいいです。
挨拶と自分の名前
宛名の次に一行改行して、挨拶と自分の名前を書きます。（挨拶と名前は前後してもかまいません）
※改行（かいぎょう）：一行あけること
挨拶といっても、季節にふれた挨拶言葉などは書かなくていいです。安心してください。
はじめて、自分からメールを送る場合は、メールを送った理由を簡単に書けばいいです。
| はじめて出すメール | はじめまして。〇〇と申します。 〇〇で貴社の〇〇職の求人を拝見しご連絡いたしました。 |
| はじめまして。〇〇大学の○○と申します。 | |
| お世話になります。〇〇大学の○○と申します。 | |
| はじめてじゃない場合 | いつもお世話になっております。 |
| お世話になっております。 | |
| 社内 | お疲れ様です。 |
本文
改行をして本文に入ります。本文の導入部で、「さっそくですが、」や「さて、〇〇の件ですが、」などの言葉を使うことが多いですが、決まりはありませ。
内容が多かったり、複雑な場合は箇条書きを利用するのもいいでしょう。
| この度は面接の機会を頂き、誠にありがとうございます。 下記の日程で、ご調整いただけますと幸いです。 1. 5月25日（木）09：00～16：00 2. 5月26日（金）09：00～18：00 |
もっと、複雑な内容を送ることがありますが、今回は日本のビジネスメールの項目の順序を覚えましょう。
結びの挨拶
本文の後は、結びの挨拶です。よく使う挨拶から慣れていくといいでしょう。
| なにとぞ、よろしくお願いいたします。 |
| お忙しいなか恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。 |
| お忙しいなか恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。 |
| ご多忙の折大変恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。 |
| お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。 |
| 引き続き、なにとぞよろしくお願いいたします。 |
| ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。 |
署名
署名の書き方も決まりがあるわけではありませんが、けっこう見られています。しっかりとした署名には信頼が持てます。
すぐに連絡ができる、所在地が確認できるようにしておきましょう。私はメールアドレスとblogのURコードも入れています。
| on-lineまるまる日本語教室 青野和代 住所：〶 TEL：03-xxxx-xxxx mail：aono58@hanmail.net blog： |
文を書くコツ！
一文は最大で70文字を目安にしましょう。70文字を超えると、わかりずらい文章になります。主語と述語が離れ情報量が増えると、内容がつかめなくなります。長くなるときは、箇条書きにしましょう。
メールの場合、1行30文字前後で改行します。意味の切れ目で改行してもいいです。文が70文字の場合、3行になります。全体の文のレイアウトも考えながら書くと、きれいな読みやすいメールになります。
文を書いていると、ついついたくさんの情報を入れてしまいます。一文一義を心がけましょう。二つの情報をいれたら「。」です。
関連記事：「読んでも分からない文章」ちょっとしたことで、文章は変わる！
まとめ
今日はメール作成初心者向けに、メールに書く6項目の順番と簡単な内容をご紹介しました。これだけ知っておくだけでも、メールらしくなります。詳しい項目ごとのＳkillupのご紹介は、また次回にしますね。メールは書き言葉を使うので、少し緊張するかもしれませんが、なんでも慣れです。ドンドン、チャレンジしてメールのプロになってください～～。応援しています！！
| 改善したもの |
| Ｒe:【株式会社ABC】1次面接のご案内（○○大学○○○） 株式会社ABC 採用担当者 ○○様 お世話になっております。 私は貴社の○○職に応募いたしました○○○です。 この度は、面接のご連絡を頂き誠にありがとうございます。 下記の日程で、ご調整いただけますと幸いです。 1. 5月25日（木）09：00～16：00 2. 5月26日（金）09：00～18：00 ご多忙の折大変恐縮ですが、 ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。 ——————————- ○○大学○○学科〇年生 ○○○ 住所 tel: mail: ————————— |
