みなさんは、どんな時に文章を書きますか？？
私は、会社でのメール作成や、このブログを書く時や、メッセージを送る時です。
学生のみなさんは、レポートを書く時や、卒業論文を書くときでしょうか。
就職する時に自己PRや志望動機などを書くこともありますよね。
みなさんは、文章を書くことが好きですか？私は….それほど好きでもなく、自信もありませんでした。
日本語を勉強する外国人のみなさんのなかで、日本語で文章を書くことが好き！自信がある！という方は、あまりいないのではないでしょうか。
私も文書の書き方のコツを知るまでは、自信がありませんでした。
今も自信満々というわけではありませんが、以前よりは楽になりました。
では、お仕事でいい文章を書くコツ3選をご紹介しますネ！
一文一義！！
「一文一義（いちぶんいちぎ）」というのは、「一つの文に、一つのメッセージ」という意味です。
一文に、あれも、これもと情報を入れすぎると、文がとても長くなってしまいます。読む人が一度読んで、もう一度読まないと理解できなくなります。これは、読む相手に負担になります。
基本「一文一義」を意識して文を書くと書きやすいです！多くても一文にメッセージが2つ入ったら、
一度「。」で文を終わりましょう！これで、OK！
下記の例文で考えてみましょう！
例文）
当社の「商品AA-123」は競合他社の「商品BB-456」との差別化を図るために、商品デザインや価格を見直さなければなりませんが、現在商品AA-123の価格は税込み600円ですので、550円をきることができるかどうかについて、検討していきます。
一文の中に何個のメッセージが入っていますか？
一文が長いと、途中で内容を保留にして、読み進めないといけません。保留がいっぱいになると、
理解度が落ちてしまいます。では、改善してみましょう！
↓
・当社の「商品AA-123」は競合他社の「商品BB-456」との差別化を図る必要があります。
・そのため、商品デザインや価格を見直さなければなりません。
・現在、商品AA-123の価格は税込み600円ですので、550円をきることが可能か、検討していきます。
どうですか？？こちらの方が内容の把握がしやすくないですか？！日本語が上手になるにつれて、
長い文を書く学生を多く見かけます。相手が一度で理解できる文を心がけましょう。
一文は短く！！
お仕事の文章は、「簡潔さと分かりやすさ」が重要です。一文の文字数を最長でも70文字以内を意識しましょう。文が短いと、子供っぽい文になるんじゃないか、と思っていませんか？？そんなことはありません。文が長くなると、主語と述語の関係がおかしくなったり、情報が多くて内容を読み取れなくなります。なにを伝えたいのか、わからなくなります。内容を保留にした状態で読み続けるので、読み手には負担がかかります。
では、下記の例文で考えてみましょう！
例文）
今月の目標は、売上の達成率を90％以上にしたいです。
「今月の目標は、にしたいです」この関係は正しくないですよね。
この場合は、
↓
今月の目標は、売上の達成率を90％以上にすることです。
「今月の目標は、にすることです」この関係は正しいですよね。
SNSの記事を読んでいると、初めと終わりがおかしな文がけっこう多いです。
私も気をつけています。
言葉の重複をしない。
知らず知らずの間に、同じ意味の言葉を使っている時があります。会話でもそうです。
お仕事で使う日本語は、重複表現を避けて、シンプルに表現した方がいいでしょう。
こちらのメールは、同じ言葉を何回使っているでしょうか？
「本日」を無意識に使いまくってしまいましたね。AIだったら、こんなことはないかもしれませんが、私たちはしかたありません。仕事中は一生懸命になってるので、こんなこともあります。
仕事に余裕をもって、重複した言葉は、不必要であれば削る、他の言葉に置き換えるといい感じになります。
よく使っている重複した意味の言葉は、「今現在」「まだ未定」「約80％程度」「必ず必要」
「平日だけ限定で」などなど、癖になっていますよね。
文が長くならないようにすることにも繋がりますので、意識してみてください。
まとめ
今回はお仕事で効果的な文章のコツ3選をご紹介しました。私も文書を格のが苦手です。ですから、このブログを書くときは、読み手のみなさんのことを考えて書くことを意識しています。わかりづらい文があったら、教えてください。私も改善を重ねて、いい文が書けるようになりたいです。
今日の「文章を書くコツ」は3つでしたが、これだけでも文章が違ってきます。ぜひ、実践してみてください。また、文章ののコツをご紹介しますね～～。
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参考資料：①社内文書の書き方がわかる！10の基本ルールで学ぶ外国人のためのビジネス文書の書き方（中上級レベル）②伝え方のキホン/山口拓郎③9割捨てて10倍伝わる/山口拓郎
